Daudzi mazo uzņēmumu īpašnieki uzskata, ka grāmatvedība sākas un beidzas ar nodokļu deklarāciju iesniegšanu. Patiesībā tā ir daudz vairāk – pareizi organizēta grāmatvedība palīdz izvairīties no soda naudām, uzlabo uzņēmuma naudas plūsmu un ļauj pieņemt gudrākus biznesa lēmumus.
Tieši mazie uzņēmumi visbiežāk pieļauj šķietami nelielas kļūdas, kas vēlāk var izmaksāt gan laiku, gan naudu. Apskatīsim septiņas izplatītākās.
01. Personīgo un uzņēmuma izdevumu jaukšana
Šī ir viena no biežāk sastopamajām kļūdām, īpaši jaunos uzņēmumos. Uzņēmuma bankas karti izmanto privātiem pirkumiem vai, gluži pretēji, uzņēmuma izdevumi tiek apmaksāti no personīgā konta, neuzglabājot nepieciešamos dokumentus.
Rezultātā kļūst sarežģīti noteikt uzņēmuma patiesos izdevumus vai daļa izmaksu var netikt atzītas par saimnieciskās darbības izdevumiem.
Ko darīt?
- Personīgos un uzņēmuma tēriņus nodaliet jau no pirmās darbības dienas.
- Ja uzņēmuma izdevums tiek segts no personīgajiem līdzekļiem, savlaicīgi noformējiet nepieciešamos dokumentus. Pirms pirkuma veikšanas, kad tas ir iespējams un pirkumiem virs 20 EUR, piesakiet čeku / rēķinu ar uzņēmuma rekvizītiem.
- Ja Jums rodas šaubas par uzņēmuma un personīgo izdevumu nodalīšanu, jautājiet savam grāmatvedim.
02. Trūkstoši čeki un attaisnojuma dokumenti
Nereti uzņēmēji domā, ka pietiek ar bankas maksājumu vai internetbankas izdruku. Tomēr grāmatvedībā ar to vien nepietiek. Bez atbilstošiem attaisnojuma dokumentiem daļu izdevumu nevar korekti iegrāmatot, kas var radīt papildu nodokļu riskus.
Īpaši bieži pazūd:
- degvielas čeki;
- stāvvietu kvītis;
- kases čeki;
- ārvalstu pirkumu dokumenti.
Ko darīt?
- Uzreiz pēc pirkuma nofotografējiet čeku
- Izmantojiet organizētu sistēmu – mapi, kurā varat krāt čekus visa mēneša garumā vai digitalizētu glabāšanas sistēmu.
- Wise Vision izmanto digitālizētu procesu uzņēmuma pirkumu attaisnojošo dokumentu iesniegšanai – uzreiz pēc dokumenta saņemšanas (čeka/ rēķina) Jūs to nosūtat uz mūsu sistēmu (foto vai e-pasta pielikums) – tādējādi nekas netiks aizmirsts vai pazaudēts.
03. Nokavēti deklarāciju un nodokļu maksājumu termiņi
Mazā uzņēmumā ikdienas darbi bieži ir prioritāte, tāpēc administratīvie pienākumi tiek atlikti “uz rītdienu”. Rezultāts – nokavēti termiņi. Par kavējumiem var tikt aprēķināta nokavējuma nauda, un atkārtotu pārkāpumu gadījumā iespējamas arī citas nepatīkamas sekas. Grāmatveža uzdevums nav tikai sagatavot deklarācijas, bet arī sekot termiņiem un savlaicīgi informēt uzņēmēju par gaidāmajiem maksājumiem.
Ko darīt?
- Pievienot savā kalendārā atgādinājumus par termiņu tuvošanos
- Sadarboties ar grāmatvežiem, kuri uzrauga šos termiņus un atgādina, ja nu Jums tas ir piemirsies.
04. Nepareizi noformēti rēķini
Šķietami vienkāršs rēķins var radīt problēmas, ja tajā trūkst obligātās informācijas vai ir pieļautas kļūdas.
Biežākās kļūdas:
- nepareizi rekvizīti;
- kļūdains PVN piemērošanas veids;
- nav norādīts rēķina numurs vai datums;
- kļūdaini aprēķinātas summas.
Nepareizi sagatavoti dokumenti var radīt sarežģījumus gan uzņēmumam, gan klientam.
Ko darīt?
- Izmantot rēķinu izrakstīšanas programmu, kurā ir iespējams veikt atbilstošu konfigurēšanu, lai šī informācija būtu korekta.
- Izveidot rēķina paraugu, ja tos veidojat manuāli (Word vai Excel) un saskaņot to ar grāmatvedi, vienojoties par obligāti aizpildāmajiem laukiem un to formātu.
05. EDS paziņojumu ignorēšana
Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS) uzņēmēji regulāri saņem paziņojumus no Valsts ieņēmumu dienesta. Dažkārt tie ir tikai informatīvi, taču citreiz tajos tiek norādītas kļūdas deklarācijās, nepieciešamība iesniegt papildu informāciju vai citi svarīgi jautājumi. Ja šie paziņojumi tiek ignorēti, neliela problēma var pārvērsties nopietnākā situācijā. Labs grāmatvedis regulāri seko EDS saziņai un palīdz uzņēmējam savlaicīgi reaģēt.
Ko darīt?
- Regulāri apmeklēt EDS
- Sadarboties ar grāmatvedi, kurš regulāri veic šo darbību
06. Grāmatvedības atlikšana līdz gada beigām
Daļa uzņēmēju dokumentus krāj vairākus mēnešus pirms tie redz grāmatveža darba galdu vai grāmatvedības programmu.
Tas rada vairākas problēmas un riskus:
- pazūd dokumenti;
- kļūst grūti atcerēties darījumu būtību;
- gada pārskata sagatavošana kļūst ievērojami sarežģītāka;
- uzņēmuma finanšu situācija nav pārskatāma visa gada garumā.
Savlaicīga grāmatvedības kārtošana ļauj redzēt uzņēmuma rezultātus reāllaikā un pieņemt labākus biznesa lēmumus. Netiek kavēti dažādi termiņi, tiek korekti veikta ikmēneša grāmatvedība, nav jāveic labojumi, ja iepriekš iesniegtie dokumenti vai informācija bija nepilnīga un nav jāmaksā soda naudas, kad par kavējumu to pieprasa likumdošana.
Ko darīt?
- Regulāri nodot visus dokumentus grāmatvedim
- Laicīgi brīdināt grāmatvedi, ja ar kādu dokumentu ir aizķeršanās vai tas ir pazudis u.tml. Lai arī tas ikdienā prasa dažas minūtes, gada griezumā tas aiztaupa daudz stresa, laika un resursu (to skaitā arī Jūsu naudas) Jums un arī Jūsu grāmatvedim.
07. Grāmatvedību uztver tikai kā obligātu formalitāti
Iespējams, pati dārgākā kļūda ir uzskatīt, ka grāmatvedis nepieciešams tikai tāpēc, lai iesniegtu atskaites. Labs grāmatvedis kļūst par uzņēmēja sadarbības partneri, nevis tikai dokumentu apstrādātāju.
Patiesībā profesionāls grāmatvedis var palīdzēt:
- plānot nodokļu maksājumus;
- sekot naudas plūsmai;
- savlaicīgi pamanīt finanšu riskus;
- sagatavoties uzņēmuma izaugsmei;
- konsultēt pirms svarīgu lēmumu pieņemšanas.
Ko darīt?
- Kaut nedaudz, bet regulāri interesēties par sava uzņēmuma finanšu stāvokli – ienākumiem un izdevumiem u.c.
- Jūs varat jautāt arī savam grāmatvedim par uzņēmuma finanšu plūsmas atskaitēm, lai Jūs varētu novērtēt sava uzņēmuma rentabilitāti ne tikai sajūtu, bet arī reālu ciparu kontekstā.
Profesionāli grāmatveži palīdzēs Jums izvairīties no šīm kļūdām
Lielākā daļa grāmatvedības kļūdu rodas nevis ļaunprātības dēļ, bet gan informācijas trūkuma vai laika nepietiekamības dēļ. Tomēr pat nelielas kļūdas var radīt liekus izdevumus, stresu un sarežģījumus attiecībās ar valsts iestādēm.
Tieši tāpēc profesionāla grāmatveža vērtība nav tikai deklarāciju iesniegšana. Tā ir drošības sajūta, sakārtoti finanšu procesi un pārliecība, ka uzņēmējs var koncentrēties uz sava biznesa attīstību, zinot, ka grāmatvedība ir drošās rokās.
Uzticami grāmatvedības pakalpojumi Jūsu uzņēmumam
Wise Vision nodrošina profesionālus grāmatvedības pakalpojumus, pielāgojoties Jūsu uzņēmuma vajadzībām un attīstības posmam. Mūsu profesionālā darbība ir apdrošināta, uzņēmumam ir grāmatvedības ārpakalpojumu licence, kā arī ilggadēja pieredze darbā ar dažādu nozaru uzņēmumiem.
Uzsāciet sadarbību ar drošu pirmo soli – bezmaksas konsultāciju
Mēs iepazīsimies ar Jūsu uzņēmuma situāciju, izskaidrosim iespējamos risinājumus un sniegsim pārskatāmu izmaksu piedāvājumu.